Polityka prywatności LogicMesh 3D

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest LOGICMESH SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Królowej Korony Polskiej 24/208, 70-486 Szczecin, Polska, NIP 8522735638, REGON 545173158, KRS 0001252094.

W sprawach prywatności skontaktuj się przez 3d@logicmesh.pl, telefon +48 780 066 848 albo formularz kontaktowy. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Osoby, dane i źródła danych

Przetwarzamy dane klientów i użytkowników kont, osób kontaktowych i reprezentantów klientów firmowych, odbiorców przesyłek, osób uczestniczących w realizacji zamówienia oraz osób, których dane znalazły się w przekazanej korespondencji lub materiałach.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie albo pośrednio od zamawiającego, Twojego pracodawcy, kontrahenta lub osoby wskazującej odbiorcę przesyłki. Dane firmy, jej reprezentacji oraz status podatnika możemy uzupełnić z publicznych rejestrów Ministerstwa Finansów, w szczególności wykazu podatników VAT.

Zakres danych może obejmować imię i nazwisko, stanowisko lub rolę, nazwę i identyfikatory firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy i dostawy, instrukcje doręczenia, dane konta i logowania, historię zamówień, wycen, płatności, faktur, przesyłek, reklamacji i korespondencji. Przetwarzamy także Modele 3D, ich metadane, podglądy, wyniki analizy oraz materiały przekazane przy projektowaniu, naprawie lub reklamacji.

Dane techniczne obejmują adres IP, identyfikatory sesji, dowody i wersje zaakceptowanych dokumentów, logi bezpieczeństwa oraz informacje potrzebne do przeciwdziałania nadużyciom. Po zgodzie na analitykę zakres może również obejmować identyfikatory cookies Google, przybliżone informacje o urządzeniu i lokalizacji wynikające z adresu IP oraz zdarzenia korzystania ze strony: odsłonę, otwarcie konfiguratora, etapy przesłania i analizy pliku, dodanie do koszyka, rozpoczęcie checkoutu, zakup lub wysłanie formularza. Przed wysłaniem usuwamy parametry i fragmenty adresu strony oraz nie przekazujemy Google nazwy pliku, identyfikatora Modelu, adresu e-mail, telefonu ani treści wiadomości. Nie otrzymujemy pełnych danych instrumentu płatniczego.

3. Cele, podstawy i okresy przechowywania

• Analiza Modelu, wycena i działania przed umową: art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec zamawiającego, a wobec pracowników, przedstawicieli i innych osób kontaktowych art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytania i relacji z organizacją. Zapytanie, korespondencję i sprawę, które nie doprowadziły do umowy, usuwamy lub anonimizujemy po 12 miesiącach od późniejszej z dat: ostatniej wiadomości albo zamknięcia sprawy.
• Zamówienie, produkcja, płatność i dostawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla osoby wskazanej wyłącznie jako odbiorca lub kontakt art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane transakcyjne, dowody akceptacji dokumentów i korespondencję dotyczącą umowy przechowujemy do końca szóstego roku kalendarzowego następującego po roku realizacji albo anulowania zamówienia. Jeżeli później zakończy się reklamacja, termin liczymy od końca roku jej ostatecznego zamknięcia.
• Konto klienta: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane konta i modele niezwiązane z inną podstawą pozostają do usunięcia modelu lub konta. Po dyspozycji usunięcia usuwamy albo anonimizujemy je w systemie operacyjnym nie później niż w 30 dni, z wyjątkami opisanymi poniżej.
• Podatki, księgowość i faktury: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dokumentację przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Faktury przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur są niezależnie przechowywane przez KSeF przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.
• Reklamacje, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO. Dane przechowujemy do końca szóstego roku kalendarzowego po ostatecznym zakończeniu sprawy. Jeżeli przed upływem terminu rozpocznie się spór, kontrola lub postępowanie, przechowujemy tylko potrzebne dane do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Klucze limitera rejestracji przechowujemy do 1 godziny, diagnostykę analizy do 30 dni, a logi bezpieczeństwa i poczty oraz techniczne wpisy wygasłych powiadomień i linków odzyskania do 90 dni.
• Google Analytics 4: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda. Mierzymy użycie stron i etapy procesu zamówienia, aby wykrywać problemy i poprawiać usługę. Cookies analityczne mają stały okres 180 dni od utworzenia, bez odnawiania przy kolejnej aktywności. Dane użytkowników i zdarzeń w GA4 przechowujemy 14 miesięcy bez resetowania tego okresu przy nowej aktywności; zagregowane raporty mogą nie podlegać temu ustawieniu. Zgodę można w każdej chwili cofnąć w „Ustawieniach cookies”.
• Zapamiętanie wyboru cookies: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes polegający na respektowaniu decyzji i wykazaniu działania mechanizmu zgody. W przeglądarce zapisujemy przez 180 dni wersję polityki, czas, kategorie, decyzję oraz sposób jej udzielenia albo cofnięcia. Nie tworzymy na serwerze osobnego rejestru tej decyzji powiązanego z kontem.

Porzucone pliki, modele i analizy sesji gościa, których nie powiązano ze sprawą, wyceną ani zamówieniem, usuwamy po 7 dniach od ostatniej aktywności lub wygaśnięcia sesji.

Brak danych wymaganych do zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić realizację zamówienia. Analityka i kontakt przez WhatsApp są dobrowolne; odmowa lub cofnięcie zgody na analitykę nie ogranicza wyceny, konta ani zakupów.

4. Modele, dane osób trzecich i dane szczególnych kategorii

Modele są prywatne i nie są publikowane bez osobnej podstawy. Dostęp otrzymuje klient, upoważniona obsługa i dostawca infrastruktury wyłącznie w niezbędnym zakresie. Pliki są przechowywane w prywatnym magazynie, a pobranie wymaga sprawdzenia uprawnienia i krótkotrwałego podpisanego adresu.

Nie przesyłaj zbędnych danych osobowych, danych szczególnych kategorii, w szczególności danych o zdrowiu lub danych biometrycznych, dokumentacji medycznej ani materiałów dotyczących osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej i wykonania obowiązków informacyjnych. Jeżeli jako klient firmowy zlecasz nam przetwarzanie danych w swoim imieniu, skontaktuj się z nami przed przesłaniem materiałów. Jeżeli wymaga tego charakter zlecenia, przed udostępnieniem danych zawrzemy indywidualną umowę powierzenia z art. 28 RODO.

Jeżeli mimo tych zasad otrzymamy dane niewymagane do realizacji usługi, możemy je odizolować, zwrócić albo usunąć. Nie wykorzystujemy ich do innych celów.

Po trwałym usunięciu plik znika z systemu operacyjnego, lecz może pozostać do końca rotacji zaszyfrowanych kopii obejmującej 30 kopii dziennych i 12 miesięcznych, nie dłużej niż 12 miesięcy. Rejestr dyspozycji usunięcia przechowujemy 400 dni, aby po odtworzeniu awaryjnym ponownie zastosować żądanie.

5. Odbiorcy i ich role

• OVH sp. z o.o. — podmiot przetwarzający zapewniający infrastrukturę serwera i poczty w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• PayPro S.A. (Przelewy24) — odrębny administrator danych potrzebnych do płatności, bezpieczeństwa transakcji i wykonania własnych obowiązków prawnych; dane przekazujemy wyłącznie po wybraniu tej metody płatności.
• InPost sp. z o.o. — odrębny administrator danych potrzebnych do doręczenia, powiadomień i śledzenia; dane przekazujemy po wybraniu dostawy obsługiwanej przez InPost.
• Google Ireland Limited — podmiot przetwarzający zapewniający Google Analytics 4, wyłącznie po zgodzie i zgodnie z naszymi ustawieniami pomiaru; Google może przetwarzać odrębne dane usługowe w rolach opisanych w swoich warunkach.
• WhatsApp Ireland Limited — odrębny administrator. Serwis jedynie udostępnia link; nie wysyła automatycznie danych do WhatsApp. Dane przekazujesz po samodzielnym przejściu do aplikacji i wysłaniu wiadomości.
• Minister Finansów i Krajowy System e-Faktur — odrębni administratorzy publiczni, gdy przekazanie danych wynika z obowiązku prawnego.

Dane mogą otrzymać także właściwe organy publiczne oraz faktycznie zaangażowani doradcy prawni lub księgowi — jako podmioty przetwarzające albo odrębni administratorzy zgodnie z ich ustawową rolą i zawartą umową. Poczta jest utrzymywana na infrastrukturze OVH; nie korzystamy z osobnego dostawcy SMTP SaaS.

6. Transfery poza EOG i kopie zabezpieczeń

• OVH: skonfigurowana usługa hostingu i poczty jest świadczona w EOG. Nie przekazujemy w jej ramach danych do państwa trzeciego, dlatego mechanizm z rozdziału V RODO nie ma zastosowania do bieżącej konfiguracji.
• Przelewy24 i InPost: przekazujemy dane odpowiednio do PayPro S.A. i InPost sp. z o.o. w Polsce. Dla tego przekazania nie występuje transfer poza EOG i nie stosujemy mechanizmu z rozdziału V RODO. Dalsze przetwarzanie przez tych odrębnych administratorów odbywa się na zasadach podanych w ich informacjach prywatności.
• KSeF i organy publiczne: przekazanie następuje do polskiego administratora publicznego; mechanizm transferowy z rozdziału V RODO nie ma zastosowania.
• Google Analytics 4: dostawcą umownym jest Google Ireland Limited. Google może zapewniać wsparcie i dalsze przetwarzanie przez Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Transfer do certyfikowanych podmiotów w USA może opierać się na EU–US Data Privacy Framework, a w pozostałym zakresie na standardowych klauzulach umownych i dodatkowych zabezpieczeniach opisanych w ramach prawnych Google.
• WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited jest odrębnym administratorem. Zgodnie z jego polityką bezpośrednie transfery do certyfikowanych WhatsApp LLC i Meta Platforms, Inc. w USA są oparte na EU–US Data Privacy Framework. Dla innych transferów, których DPF nie obejmuje, WhatsApp stosuje standardowe klauzule umowne. Kopię właściwych klauzul można otrzymać przez kanał wskazany w polityce WhatsApp.

Kopię zabezpieczenia dotyczącego transferu wykonywanego przez nas lub naszego podmiotu przetwarzającego możesz otrzymać, pisząc na 3d@logicmesh.pl. Możemy zaciemnić informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, bez usuwania treści potrzebnej do oceny zabezpieczenia.

7. Zautomatyzowana analiza i interwencja człowieka

System automatycznie analizuje geometrię Modelu, dobiera parametry pomocnicze, przygotowuje cenę i klasyfikuje Model jako gotowy, wymagający sprawdzenia, uszkodzony albo niemożliwy do przyjęcia w automatycznej ścieżce. Wynik może zablokować automatyczne dodanie Modelu do koszyka. Celem jest przygotowanie wykonalnej oferty i zapewnienie bezpieczeństwa procesu, a nie marketingowe profilowanie osoby.

Przy każdym wyniku blokującym możesz wybrać ręczną ocenę, przedstawić swoje stanowisko i otrzymać uzasadniony wynik od upoważnionego pracownika. Osoba oceniająca bierze pod uwagę Twoje wyjaśnienia, może podtrzymać wynik, poprosić o bezpieczne ponowne przesłanie albo zmienić dalszą ścieżkę na ręczną wycenę, naprawę lub usługę projektową. Po takim żądaniu nie wydajemy ostatecznej odmowy wyłącznie automatycznie.

Pliku odrzuconego ze względów bezpieczeństwa nie udostępniamy operatorowi. Ręczna ocena może wówczas dotyczyć komunikatu technicznego i dalszej bezpiecznej ścieżki, ale nie omija kwarantanny. Fizyczne zamówienie wymaga aktualnej, bezpiecznej i technicznie poprawnej analizy.

8. Informacja dla osób, od których nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio

Jeżeli jesteś pracownikiem, przedstawicielem, osobą kontaktową albo odbiorcą przesyłki wskazanym przez klienta, źródłem Twoich danych jest ten klient, jego organizacja albo osoba składająca zamówienie. Wykorzystujemy dane kontaktowe, służbowe i adresowe do komunikacji, realizacji dostawy, rozliczeń i obsługi ewentualnych roszczeń na zasadach i przez okresy wskazane powyżej.

Informację z art. 14 RODO przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie z Tobą, pierwszym ujawnieniu danych odbiorcy albo w ciągu miesiąca od ich uzyskania — zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej. Masz prawa opisane w następnym punkcie, w tym prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

9. Prawa osoby

W granicach właściwych przepisów możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, a także wnieść sprzeciw. Zgodę na analitykę możesz cofnąć w dowolnym czasie w „Ustawieniach cookies”, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Możesz również zakwestionować automatyczny wynik, przedstawić swoje stanowisko i zażądać interwencji człowieka.

Żądanie wyślij na 3d@logicmesh.pl. Możemy poprosić o dane potrzebne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Prawo do usunięcia nie obejmuje danych, które musimy zachować z powodu obowiązku prawnego, aktywnego sporu albo roszczeń. Możesz także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Bezpieczeństwo i zmiany

Stosujemy kontrolę dostępu, prywatny magazyn plików, szyfrowany transport, izolację analizatora, skanowanie plików, ograniczenie uprawnień, aktualizacje, rejestrowanie istotnych operacji oraz zaszyfrowane kopie zapasowe oddzielone od systemu operacyjnego. Żaden system nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.

Polityka może zmieniać się wraz z usługą, dostawcami lub prawem. Każda wersja ma datę obowiązywania i numer. Wersję zaakceptowaną przy utworzeniu konta albo zamówieniu zapisujemy jako dowód, a wersje regulaminu i polityki przekazujemy z potwierdzeniem zamówienia. Istotną zmianę dotyczącą konta albo trwającej usługi zakomunikujemy odpowiednim kanałem.